Używasz prywatnego samochodu do celów służbowych – zawrzyj umowę z pracodawcą!

Coraz częściej pracodawcy wymagają od swoich pracowników posiadania określonych narzędzi do pracy: jak laptop czy samochód.  Jeżeli pracownik do celów służbowych wykorzystuje prywatny samochód, powinien zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z rozporządzeniem kwestia zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych w/w środka lokomocji następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Natomiast jeżeli pojazd używany jest do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, zwrot kosztów określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Rozporządzenie określa:

1.   Koszty używania pojazdów do celów służbowych, które pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Koszty te nie mogą być wyższe niż:

  1)  dla samochodu osobowego:

a)  o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

b)  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

  2)  dla motocykla - 0,2302 zł,

  3)  dla motoroweru - 0,1382 zł.

2.     Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne:

• Limit jest ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

1)   300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2)   500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3)   700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

• Limit  dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km.
• Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

Pracodawca  zwraca pracownikowi koszty używania pojazdu do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Pracownik musi jednak złożyć pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. W oświadczeniu tym pracownik podaje dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny). W oświadczeniu zawarta jest także informacja o  ilości dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilości dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Maksymilian Szeląg-Dylewski